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清泉女子大学

教職員間で顔が見えるコミュニケーションを
〜場所と時間を問わない、「ネット上の給湯室」を作る〜

導入責任者プロフィール

 

清泉女子大学

情報環境センター センター長

可児 光眞様

 

最初にコミュニケーションツール導入を企画。学内での教職員間のコミュニケーションのあり方に課題を感じていた

運営担当者プロフィール

 

清泉女子大学

情報環境センター 専任職員

大野 亮一郎様

 

現場と協力しながら、SKIPの運営を担当。自らも積極的に活用している。

運営担当者プロフィール

 

清泉女子大学

情報環境センター テクニカルスタッフ

河内 一了様

 

コミュニケーションツールの調査と選定を担当。1利用者として、SKIPを業務でも使っている。

運営担当者プロフィール

 

清泉女子大学
情報環境センター テクニカルスタッフ
有田 亜希子様


コミュニケーションツールの調査と選定を担当。
運営チームとしても、利用者にとって敷居が低く、使いやすい場であるように心がけている。

お客様事例

運営担当者プロフィール

 

清泉女子大学
情報環境センター アドバイザー
福田 健教授


アドバイザーとして、導入や運営について協力している

学校紹介
 

- 清泉女子大学について教えてください

 

清泉女子大学は、品川区の閑静な住宅街にある、文学部を中心とし

た単科女子大学です。学生をサポートする教職員(嘱託含む)は、

職員が200人教員が100人ほどの規模で、総合大学と比較すると小規

模になりますが、単科大学としては一般的な規模です。

 

 

 

 

 

 

 

これまでの課題と導入のきっかけ

 

- 情報共有での課題を教えてください

 

教職員は、組織・役割ごとに働く時間と場所が異なり、学務や講

義の間を縫って話をしていました。しかし、そうしたやり取りは

疎遠になりがちで、同じ大学に所属しながらも、互いを知らない

という教職員が増えていました。

 

学内の情報システム全般を担当する情報環境センターでは、この

ような課題に対して、顔の見えるコミュニケーションを実現する

手段を模索していました。

 

どのような手段を検討されましたか?

 

「教員からは職員の顔が見えない」「職員からは教員の顔が見えない」という声が、学内でよく聞かれる状況の中で、気軽な会話がもっと自然に行われる方法がないかと考えていました。最初に思いついたのは自由にお茶やお菓子が楽しめる団らんスペースでした。

 

しかし、物理的なスペースや予算の問題ですぐに実現は難しく、また仮にそうした場を作ったとしても、多忙な教職員が互いに時間を合わせてそうしたスペースに同時に集まるのはなかなか難しいのが現実でした。

 

ツール選定と採用の決め手

 

- コミュニケーションツールのメリットは、どのあたりにありましたか?

 

団らんスペースのような気軽に雑談も仕事の話しもできる場をオンラインで構築できないかと考えたのがきっかけです。情報環境センターで、ツールの調査・選定を行い、 SNS、CMS、グループウェアなどツール候補を複数選定して、様々な観点から比較検討した結果、SKIPに決めました。

 

SKIPに決めた理由は?

 

SKIPに決めたのは、実際に数千人規模の組織で運用されていた実績が優れていたことと、組織活性化ノウハウが具体的で抱えていた導入への不安を解消してくれたからです。

 

SKIPはもともと、TIS社内での利用を前提に構築された社内SNS製品で、その為、社内で必要な機能にフォーカスし、実際に利用するユーザの現場の声を吸い上げながらブラッシュアップされ構築されてきた経緯があります。そのため、BtoC用のSNS製品と比べて、組織内で利用する際にカスタマイズする必要性が少なかったのです。

 

具体的には、どのような説明がありましたか?

 

単なる営業ではなくて、開発者自身が自らの体験をベースにした導入方法の提案と相談に載ってくれたこと、率直にできないことも説明してくれたことで、信頼できそうだと感じました。SNSを使って実際どのように本来の目的を達成するかを重視していたため、SKIP導入の際に、開発元のSonicGardenからの実績に基づいた知識・経験は魅力でしたね。

 

- 導入にあたり不安はありましたか?

 

スタッフの誰もが不安を感じていたのは、SNSが現場で本当に受

け入れられるのかどうかでした。そこで役に立ったのが、「必ず

しもユーザ全員が情報発信をしなくても大丈夫。2割程度のユー

ザが書き込みをしてくれれば十分活性化していきます」という

SonicGardenからのアドバイスでした。

 

 

運営をリードする人、積極的に発信する人、消極的に読むだけの

人、コメントだけする人など、ユーザは様々な姿勢で参加すると

いうのは、コントロールはできないので、強制的に発信させるこ

とより、発信しやすい場作りが重要になると伝えてくれました。

 

システム面ではどのような形態で利用されていますか?

 

自前のサーバ環境を持っていたため、比較検討の段階では当初は

オープンソース版を利用して、自前のサーバ環境下で試験運用を

行ってました。しかし最終的に、本格運用の段階ではSaaS版を

利用することにしました。

 

費用面だけ考えるならオープンソース版の方がいいのですが、敢

えて逆の選択をしました。それは、ツール導入とシステム運用に

割く運用時間もコストであり、それは主たる目的である運営に回

すべきだと判断したためです。

 

また、SKIPには機密情報を載せる可能性が低かったことも、SaaS版を選ぶ後押しになりました。重要な情報は業務系の別システムで行い、気軽な情報交換の場としてSKIPを位置付けているからです。

 

現時点では、費用対効果は十分に出ていると感じていますし、当初の目的であった運営業務への集中が実現できていると思います。

 

活用と利用促進
 

- SKIPの利用促進で工夫している点はなんでしょうか

 

実際のSKIPの運営は、情報環境センターのSKIP運営チームが中心

となって、口コミと対面での勧誘でユーザを増やしています。勧

誘時には、強制的にならないように、あくまでユーザが自然に

SKIPを見て書き込んでくれるように、気を遣うようにしています。

 

一番の利用促進策は、運営チーム自身がSKIP上で情報発信を続け

て、盛り上げていくことですね。

 

いろんな使い方も見られるようになってきました。普段からメモ帳

代わりに日々の業務メモを書くのに使たり、ちょっとした雑談レベ

ル-アイディアレベルの話をSKIPにためらわずに書き込んでいます。そうすると書き込みが書き込みを呼び、まるで井戸端会議のように、アイディアがつながっていくのを見ることができます。

 

具体的な話題がありましたか?

 

どんな記事が興味をひくかわからないのが、魅力ですね。印象的なエピソードは、興福寺創建1300年を記念して行われた「国宝阿修羅展」に関する書き込みが意外に盛り上がったことです。

 

ある人が展示会に参加していたが、混雑していたことをブログに書いたんです。すると「私も行きたい」「いつ行きます」といった意見から、「行ってみたけど、あの時間は混雑していた」「どこの日が狙い目」など次に参加する人への情報提供まで、幅広い人から多彩なコメントがリアルタイムに集められていきました。

 

他にも、本やテレビ、映画の話題なんかが出てきたり、近所のランチ情報や飲み屋情報が共有されたり・・・さらにはそれが飲み会につながったこともありました。オンライン型だけでなく、オフライン型のリアルな繋がりも重視しているので、今後もコミュニケーション手段として相互が補完しあうように、この二つの方法を併用していきたいですね。

 

運営の工夫と注意点
 

- 利用上のルールは設けておられますか?

 

利用が進むにつれて、様々な話題が飛び交い始めるようになりま

したが、現時点では特にルールを設けていません。 むしろ書ける

人はどんどん書いてほしいというスタンスです。どんな記事が話

題になるのか読めないだけに、ルールで縛ることはしないという

判断をしています。

 

現時点では少人数で運用していますし、ユーザの良識もあって、

きく問題になるような内容がSKIPに書き込まれるケースは今

ところありませんね。むしろ仕事の話だけに限定していないとこ

ろが活性化のポイントだと思っています。そこから新しいつながりや試みが生まれてくることを期待しています。

 

当初は、書き込む人と書き込まない人の二極化が生まれることを懸念していましたが、思った以上にコメントだけするような中間層が増えてきて、まだまだ利用は進んでいきそうだと感じています。

 

利用者の皆さんの反応はいかがですか?

 

業務とプライベートの話題が入り交じることもあるので、積極的に

業務時間に活用することにためらいを感じる人もいます。ただ、利

用していない人から、仕事をしていないと見なされないか?という

心配を感じることなく、ユーザには利用して欲しいので、現在対策

案を考えているところです。

 

一例として、朝の始業直後、昼休み、夕方の終業直前などを、公認

時間帯としてみる案が挙がっています。 ただ、一時的な対策だけで

なく、SKIPは業務の一環であるという認識が共有されるようにして

きたいと考えています。障害情報をSKIP上で発信するようにしています。

 

リアルタイムに情報が共有され、やりとりの流れが残っていく、そうすることで自然に情報が溜まり、何かあったらSKIPを見ようという流れになっていくと理想的ですね。

 

SKIPへの期待と要望
 

- SKIPを導入してご自身が変わったと思うことはなんでしょうか。

 

地味ではありますが、周囲の見方が変わったことでしょうか。 情

報環境センターは、組織としては、縁の下の力持ち的な位置付け

です。ここで働く職員が SKIPを通じて情報発信を行うことで、人

となりや役割が、学内に初めて知られるようになりました。

 

 

さらに、コミュニケーションを通じて信頼が生まれています。組

織を超えて、彼らの価値が認知されただけでも、導入効果があっ

たと思います。今までは「情報環境センターの人」だったのが

「あの仕事をしている、○○さん」になり、働く人々の顔が見える

ようになれば、組織の壁を越えて、個人通しでの繋がりが生まれ相互理解を深めることができます。

 

ちょっとした情報の提供が人の輪を広げ、アイディアの幅を広げる、そして仕事が楽しくなる、そんな場をつくりつづけていけたらと思います。

 

【コラム】コミュニケーションツールSKIPへの評価
 

- 情報環境センターのアドバイザー福田健教授より、コミュニケー

ションツールとしてSKIPが果たす役割について、コメントを頂き

した

 

どんなITツールでも、コアユーザ(上級者)からマジョリティ(初心者)

へ普及し、ユーザを増やしていくというプロセスを通ります。この

際に、ツールのユーザインタフェースは、上級者にフォーカスする

と初心者には使いづらく広まらない、逆に初心者にフォーカスする

と上級者にとって物足りなく取っ掛かりが無くなるといった、ジレ

ンマが生まれます。

 

SKIPは、この辺のバランスがよく、上級者にとっても初心者にとっても使いがいがあり、こなれてる印象があります。 これは、SKIPが開発と運用を一体化して磨いていったことで、どちらのユーザの声も適切に取り込んできたからではないでしょうか。このような開発方式をとることで、普及していくプロセスが中断されずに、初心者が脱落することなく使い続けられるようになるでしょう。

 

今後より普及し発展させていけば、昔のニュースグループのように、人に尋ねたい/教えたいという文化を組織に広めていく可能性が感じられます。

企業情報

清泉女子大学

約300名

聖心侍女修道会を設立母体として、1950年に4年制女子大学として創立。キリスト教ヒューマニズムを建学の精神として、「まことの知・まことの愛」(VERITASet CARITAS)の追究をモットーに、少人数教育を実践。