成功率90％を誇る大企業向け  社内SNS「SKIP」

会社紹介

 

- 三菱UFJインフォメーションテクノロジー株式会社について、教えてください

 

三菱UFJインフォメーションテクノロジー株式会社は、三菱ＵＦＪフィナンシャル・グループに、IT技術を使って、システム共通基盤を提供しています。グループ内に展開する前に、新技術を社内で使いこなして検証、評価と安定化を行うことも、主な業務です。

 

これまでの課題と導入のきっかけ

 

- これまで抱えておられた情報共有に関する課題は、

  どんなものでしたか？

 

全社施策や業務通達といった、トップダウンで伝達される情報は、

社内ポータルのように仕事時間中に常に見える表示されていると使

い勝手が良いため、社内ポータルとの相性がよいと言われています。

現状のシステムでも円滑に運用できています。

 

反面、現状のシステムは、文書化しやすくトップダウンで統制しや

すい情報を扱う形式知だけに偏っており、定性的で表出しづらい業

務ノウハウや、個人の内側に積み重なっている暗黙知を引き出す仕

組みが足りておらず、課題となっていました。

 

- 以前にも解決を試みられましたか？

 

これまでにも掲示板のようなシステムを用いて、暗黙知を引き出すことを推進してきました。しかし、システム上で誰からも見える場所で発言することは、発言することに慣れていない人々にとってはハードルが高く、場所を荒らしてはいけないのではと躊躇させてしまい、普及にまでは至りませんでした。

 

- SKIP導入のきっかけはなんでしょうか？

 

これを打開する策として、社内に広く公開されるが、読みたい人

だけ読めばよいブログが効果的であると気づきました。掲示板と

違って、ブログは、書き込む先はあくまで個人のブログであり、

公共の場を荒らすという感覚は無くなります。これにより、書き

込みが促進されると考えました。

 

そこで、交流のあったTIS株式会社が社内で活用し、ナレッジマ

ネジメントシステムとして実績のあったSKIPを紹介されて採用に

至りました。SKIPでは、個人向けSNSと違って友達リストが存在

せずに、参加者が全員フラットに繋がるため、ブログ同士が有機

的に結びつき、暗黙知の促進に繋がると考えました。

 

導入と運用

 

- SKIPを普及される為にどんな工夫をされましたか？

 

SKIPは、社内ポータル製品『infoScoop』の1コンテンツとして使っ

ています。(右のイメージを参照）

 

 

ユーザは、社内ポータルにアクセスすると、通達やメール、報告/ 連

絡など各種の業務情報とともに、SKIPの最新状況が見えるようにな

っています。業務で頻繁にアクセスする場所に常にSKIPが表示され

ていることで、関心を持ってもらい易くなり、ユーザのアクセス率も

上がるという効果がありました。

 

- 社内に紹介する際には、どのようにされましたか？

 

SKIPのことを、「社内SNS」という呼び方はあえてせず、「マイページ」というように呼んでいます。社内では、「社内SNSやブログが仕事でも有効に使える」だという認識が広まっていません。真価を理解して貰う為には、まず始めて普及させる必要があり、名前で敬遠されないように目立たないネーミングにしました。

 

- SKIPへの参加率を高める方法として意識していることはなんでしょうか？

 

立ち上げ当初から、アルファブロガーと呼ばれるような 社内でも影響力の強いユーザを、対面で参加を呼び掛けて誘導する作戦を行っています。「あの人が自由に意見を書いているなら、読みたい」、そう思わせてユーザを引き込むことで、自然と社内SNSへの参加率が高まり、社員への社内SNSの認知度も上がることを狙っています。

 

- 業務に活用したご経験をご紹介下さい

 

SKIPのブログで扱われる題材として、業務に直結するものはまだ

少ないです。ただ、誰がどんな情報に興味があるのか？どんな情

報に詳しいのか？という、Know-Who（ノウフー）は機能し始め

ていると思います。

 

 

管理者から利用者という一方向の関係性ではなく、 双方向の関

係性によりユーザ同士の距離が近くなるのも、社内SNSならでは

だと思います。具体的には、社内での業務アプリケーションにつ

いて、その使い勝手の悪さをブログに書いたら、担当者がコメン

トをくれる場合もありました。その後、互いに解決策を前向きに

ディスカッションすることができ、業務改善にまで繋げることが

できました。

 

- 今後より業務に使っていくにあたり、新たな試みがあると聞きましたが？

 

また、SKIPを業務と繋げる実験を行っています。運用しているシステムからの警告を、従来であればメールで連絡していたところをSKIPにブログとして投稿するように、カスタマイズしました。これにより、問題発生から解決までの流れを全て記録することができ、問題解決ナレッジベースとして機能しています。

 

- 今後の施策について教えてください

 

1年以上運用してきて、どのようにして盛り上げていくかは、常に試行錯誤でした。 現在では使い方はわかってもらえたので、次は暗黙知を引き出すという使う目的を啓蒙している最中です。

 

 

会社や部署で利用を促進してもらえるよう協力を呼び掛けつつ、 自ら積極的に書き込みを行い、自然にユーザ同士が盛り上がる下地を作ることこと目指します。広めていくには、まず使っている背中を見せていくしかないですね。

 

 

SKIPへの期待と要望

 

- 今後、SKIPに求めるものはなんでしょうか？

 

SKIPを1年以上に渡って業務で使いこなしてきて改めて思うのは、 暗黙知を引き出すためのSKIPへの期待は大きということ。

 

 

ボトムアップで組織を活性化させ、よりユーザを増やしていくためには、「まだ知らないユーザ同士を、興味・指向に従って、自然に繋がる」こと 「形式知である社内情報・業務情報をロボットのように自動的・定期的に収集し、SKIPに取り込む」ことを、 機能改善アイデアとして是非実現してほしいですね。

 

 

SKIPの活用を推進して、課題を克服していくには、まだ仕掛けが足りないと思います。埋もれているノウハウ、アイデアを広く拾い集める仕組みを、もっと作っていって欲しいです。

 

 

- SKIPを使って何を実現したいですか？

 

若い人達が自由に発言して会社に貢献する場が、これまで無か

ったのが、SKIPだとそれができます。 発言を続けていき、SKIP

を広めながら、会社に貢献し会社を変えていきたいです。

 

 

ただ楽しいだけではなく、『社員全体の意見の交流場所』『みん

なの考えを集約する場所』、『考えを生み出す場』にしていきた
いです。

 

【コラム】SKIP開発者として

 

SKIPは、オープンソースソフトウェアとしてソースコードを公開しており、開発者が誰でも開発に参加できる体制を採用しています。黒田さんは、この開発に参画し、開発者としてもSKIPに深く関わり、同社でのカスタマイズも担当しています。

 

- 開発者の視点からみたSKIPはどのようなものでしょうか

 

コンセプト検討から参加しています。 ユーザの為に何を提供し

たいのかを明確にした上で、ユーザの使い勝手をリアルに想像

することが求められます。 開発者全員での検討で、採用される

アイデアが決まるので、毎回真剣で妥協の無い議論が飛び交い

ます。

 

 

ここで生まれたアイデアを最新の技術を使って、ハイスピード

で作り上げるので、 技術者としてもとてもやりがいがあり、楽

しんでいます。これからも一緒に開発を続けたいです。