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株式会社インテリジェンス

社員間のナレッジ共有が浸透しない
 

- 急成長を続ける事業での悩ましい課題とは?

 

人材紹介、人材派遣をはじめとする総合人材サービスを展開する株式会社インテリジェンス(東京都千代田区)。同社の派遣・アウトソーシングディビジョン ITソリューション事業では、客先に常駐するエンジニア職社員が数年間で100人未満から1500 人へと短期間で急成長する一方で、事業として重要視している社員間のナレッジの共有と蓄積がなかなか浸透しない状態に課題を持っていた。

 

- 記事を書く精神的な敷居が高かった掲示板システム

 

それまでナレッジマネジメントツールとして運営していた、オンラ

イン掲示板は、社員数の増加に伴って、きちんとまとまった成果物

を公開する場のように捉えられるようになり、新たに記事を書く精

神的な敷居が高くなっていた。「社員が増え、知らない名前が増え

てくると、今まで比較的抵抗の少なかった既存社員にとっても、身

近なのものと感じてもらいにくくなっていました」と派遣・アウト

ソーシングディビジョン事業統括部事業推進部COHOチームリー

ダーの高柳氏は、率直に当時を振り返ってくれた。

 

蓄積した情報を再利用できない

また、この旧システムでは、検索機能が全文検索とカテゴリ検索に

限られており、蓄積されていく情報を活用しきれておらず、情報を

効率的に探し出せるナレッジマネジメントのできる仕組みを模索し

ていた。

 

自社の開発力を活かしたシステム構築
 

- 導入の目的は、仕事の効率アップ?活発なコミュニケーション?

 

ユーザーの声を元に新システムの検討を進める中で、2つの異なっ

たニーズに直面する。1つは「仕事やスキルアップに役立つツール

が欲しい」、もう1つは「オフの話題も含め気軽にコミュニケー

ションをしたい」というニーズである。高柳氏は、「両方とも実

現し、全社員に使ってもらえるシステムにしたい」という思いを

く持っていた。

 

- 相反する目的を低コストで実現

 

同社では、この2つのニーズを両立させるべく、社内SNSとナレッジマネジメント

ツールの2つの方向から新システムの候補を絞り込んでいったが、 1000人規模の

ユーザーを想定する同社では、ユーザー課金型によるコストも無視できなかった。

 

- カスタマイズしやすさに、高評価

 

そこで出会ったのがSKIPだった。SKIPには、同社のシステム関連会社インテリジェンスビジネスソリューションズ(IBS)が注目していた。オープンソースとして公開されており無償で利用できること、用途に応じてカスタマイズできること、そしてRuby言語で構築されているため、ユーザの要望を柔軟に取り入れたカスタマイズができるアジャイル開発がしやすいことを高く評価した。

 

採用した構築手段とは?

 

コストや機能などの総合評価から、オープンソースSKIPをベース

にIBSが追加機能をカスタマイズして新システムを構築することが

決定した。SKIPの構築・カスタマイズはIBSが中心となり、SKIP

の開発元であるTISの社内ベンチャーカンパニーである

SonicGardenより、技術サポートを受けた。

 

 

 

 

 

Know-HowからKnow-whoによるナレッジマネジメントへの転換
 

- 「どうやって行うか」より「誰が知っているか」を重視

 

インテリジェンスが目指したのはKnow-How共有にとどまらない「Know-who(ノウフウ)」によるナレッジマネジメントである。社員が登録・利用する前提のシステムでは、「誰がどんな知識を持っているか?」のKnow-whoまでが分かれば、後は内線電話やメールなどでナレッジを持つ人物にコンタクトして、直接ナレッジを共有することができる。その為には、一人でも多くの社員がログインし、一人でも多くの人とつながり、少しでも多くの情報を書き込んでもらうことが鍵となる。

 

- 稼動後、1ヶ月での状況は?

 

稼働した新システムでは、一人一人が主役になれるマイページ機能の評価は上々で、稼働後の統計では、導入1ヵ月で半数のユーザーが1回以上ログインしていることがわかっている。人と人とのつながりは、自己紹介と略歴紹介をする「プロフィール」機能と、他のユーザーの人となりについてコメントする「紹介文」機能を用いて実現している。

 

- 1500件を越えた紹介文

 

特に紹介文機能は、自分のことを書くのをためらうメンバーにもな

じみやすく、高柳氏をはじめとする新システム導入チームが火付け

役となって行った「他己紹介」は今や(09年6月現在)1500件を数

えている。社内のつながりが次々と可視化されていき、社内コミュ

ニケーションの活性化にもおおいに役立っている。

 

人のつながりを強める

 

マイページの中にはランダムに他の社員のプロフィールと写真が表示されるようになっており、縁遠くなった同期や過去のチームメンバーなどのつながりを再確認したり、これまで面識のない社員同士の新しいつながりを生み出すきっかけにもなっているという。

 

- ビジネスに役立つ機能の数々

 

SKIP は、ビジネスをサポートするSNSとして数々の機能を持っているが、その中でも「グループ機能」が活躍している。グループに新メンバーをアサインするにも、グループの管理者がメンバーを登録できるため、プロジェクトの始動・運営が瞬時にできる。グループ機能では、記事やファイルへのアクセスをグループ内に限定することも出来るため、ビジネス用途でのプロジェクト進行に適した使い方もできる。

 

- 新着情報を、逃さず知らせる「アンテナ機能」とは?

 

また、「アンテナ機能」により、マイページのトップに自分に関連の

ある情報がピックアップされて画面に表示されるため、アクセスした

ユーザーは効率的に情報を受け取ることができる。「アンテナ機能は

想像以上に便利でした」と高柳氏は語る。今までの掲示板システムと

違って、1人1人が自分に必要な新着情報を選択できるため、情報収集

に手間が掛からない。便利で効率的であれば、今後仕事に使えるツー

ルとして認識してもらうことができる。もちろんオフの話題が欲しけ

れば、そうした話題もしっかりキャッチできる。

 

気軽さと効率は、両立するのか?

 

書く側にとっても、ブログであれば、興味がある人が読めばよいというスタンスになるため、旧システムの掲示板に比べて書き込みへの心理障壁が格段に下がったようで「今まで書き込まなかった人の名前を見るようになりました」と高柳氏は言う。最終目標の「ナレッジマネジメント」活性化のため、スキルアップやキャリアに必要なナレッジの共有と気軽なコミュニケーションの促進という2つの課題に直面した高柳氏であるが、SKIPは、両方のニーズを満足されられるプラットフォームに育ってきている。

 

社員が切磋琢磨すると同時に、帰属意識を持てる場にしたい
 

- 社員に一体感を

 

会社の規模が拡大するに従って、社員の一体感を保ちにくくなってきたのが1つの悩みだったと高柳氏は言う。1000人を超える社員の意識を合わせていくのは並大抵のことではない。客先常駐の多いインテリジェンスのエンジニアの場合はより一層の困難が伴うため、以前から社員が対面接点を持つ取り組みを試行錯誤してきた。しかし、SKIPの導入後、SKIP上ではすでに70ものグループが立ち上がっているという。

 

- 新システム「ちえぼ」に込めた想いとは?

 

「SKIPが、社員にとって帰ってくる場になれば」と高柳氏は考えて

いる。インテリジェンスではSKIPを「ちえぼ」という名前で運用し

ているが、これはかつて利用されていた掲示板システム「知恵蛍(

ちえぼたる)」から来ている。「それに今回は自社のエンジニアが

作ったプラットフォームですから、社員も愛着を持ってくれるので

はないでしょうか」と高柳氏は付け加えた。カスタマイズして加え

たポイント機能を使って、ちえぼに協力を惜しまないユーザーを表

彰する試みも行っているという。

 

社員の成長からビジネス貢献へ

ところで、インテリジェンスが目指すのは単なる一体感ではない。もう一つ先がある。互いがインテリジェンスの社員として、お客様のビジネス価値やお互いの成長に貢献できるように切磋琢磨していくことが目的である。そのため、スキルアップに役立ちそうなグループや動きが停滞しているグループなどをフォローすることで、グループの活性化を促している。インテリジェンスでのナレッジマネジメントは、SKIPと共に、更に進化していく。

目指したのはKnow-Howではなく、Know-Who

〜気楽なコミュニケーションによるナレッジマネジメントを目指す〜

ご担当者様プロフィール

 

株式会社インテリジェンス派遣・アウトソーシングディビジョン事業統括部 事業推進部

COHOチーム リーダー

高柳久美子様

 

導入の企画から構築までを担当。

現在も、運営チームで社内活性化とナレッジマネジメントの浸透を目指して日々活動中。

お客様事例

企業情報

株式会社インテリジェンス

連結 4,576名 単体 4,148名※2009年2月28日現在

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